「就活時のメール件名は「簡潔」に！」

（山形支部 中島健吾）

Q.就活の際にメールの使用はしましたか？
また使用の際に意識していたことを教えてください

A.就活を行う時にメールの使用を何回か行いました。
主な用途としては、就活を行う際の企業との連絡を取り合う際に使用しました。友達や家族と連絡を取り合う際に使うツールとしてはLINEやインスタグラム、ツイッターのDMなどのSNSが好まれますが、企業が相手というところで、普段意識しないところも意識しなくてはならないため、かなり神経を使った覚えがあります。特に意識した部分としては、やはり言葉遣い、メールの体裁があげられます。

まずは言葉遣いに関してです。普段は使わないような敬語が求められるため、インターネットを使い調べつつ、失礼に当たらない文章を作成するように心がけました。特に相手が個人ではなく企業というところで、敬称は何を使うべきなのかに関して多いに迷った覚えがありました。相手の人数によって敬称が「御中」に変わることがあることを知識として知ってはいましたが、何となく丁寧な気がして企業の方にも「様」とつけがちでした。実際に使ってみるとかなり迷う部分だなと感じました。ただ、全く知らないところからではなく、議員インターンシップでの事務活動を通して、敬称のルールを知っていたのは大きかったかなと思います。企業インターンでも勉強したことを活かせた場面だったと思います。

次に体裁に関してです。
それこそ普段使用している連絡ツールでは考えないところなので、こちらもかなり意識した覚えがあります。メールの冒頭に宛名や挨拶文を入れる、署名を入れる等、ビジネスで使うメールの形式を調べつつ作成し、何とか覚えていきました。特にメールの件名に関して、より簡潔にかつ伝わるようにするためにはどのように言葉を使うのか、気を付けた覚えがあります。
どのような形にすればいいか毎回迷うところなので、
ある意味国語力が鍛えられた部分だったかもしれません。
ただし上記の通り、インターンシップで事務活動を経験していたため「全く経験がない」というわけではなかったのはありがたいところでした。また現在、ドットジェイピーでスタッフをしていますが、メールでやり取りを行う場面が多々あります。
そこでのメールのルールが、社会に出た時のメールの作法と同じ部分がたくさんあります。そういった意味でもドットジェイピースタッフとしての経験は、様々な場面で生きていると感じています。フォーマルな連絡手段として、何を意識してメールを使うかを学ぶためにも、ソーシャルインターンへの参加や、スタッフへの挑戦はありなのかもしれません。

Q.ドットジェイピーのインターンシップに参加する学生からの
お問合せに使用されるツールや使用の際に意識していることを教えてください。

A.山形支部では主にメールやLINEの公式アカウントを使用して
お問い合わせの受付をしています。両者に共通して気を付けていることは、問い合わせに関してできる限り時間を開けずに返答するということです。返信のスピードは信頼に繋がるので、少なくとも半日以内に返答するようにしています。

次に個々のツールで気をつけていることです。
メールに関しては、重要度の高い連絡をさせていただく時に
使用するツールになっています。フォーマルな窓口ということで、相手に失礼のないように、また相手への連絡頻度が多くなりすぎないように気をつけています。失礼のないように、というところでは、インターンシップやスタッフ活動を通して敬語の使い方を勉強することが出来るので、学んだことをアウトプットするというか、実践するというところでもためになっているかなと
感じるところがあります。連絡頻度に関しては、丁寧に送らなくてはならないからこそ気をつけなくてはいけないなと考えています。LINEとは違い、普段使いしているツールでは無いこともあり、メールの流通量を増やしてしまうことにより、その連絡の重要度が下がってしまう可能性があります。また、送る方も届く方も、重要な連絡が度々あると疲れてしまいますよね(笑)。
そういう意味でも、流通量には気をつけています。
また上記の就活に使うメールと同じように簡潔な件名も心がけています。件名を見て、どんな内容なのか、何が依頼されているのかが分かる件名になるよう心がけています。以上がメールにて気をつけていることでした。

次に公式LINEに関してです。より身近なツールとして運営しています。こちらでは主にイベントの広報や、気軽に相談や質問がしやすい窓口として使用しています。気をつけていることとしては、より早い返信と口調に関してです。返信速度に関しては上でも触れていた通りですが、公式LINEでの問い合わせはメールより多いので、一層気をつけているところになります。また問い合わせに対しての返答の内容にも気を配りつつ行っています。
次に口調に関してです。LINEの公式アカウントでは逆に、丁寧になりすぎない口調を心がけています。メールとは異なり気軽に相談ができる窓口として、敬語は使いつつ、固くなりすぎないように気を付けています。以上2つの点を主に気をつけて運営しています。参加してくれる学生の皆さんが安心してインターンシップに取り組めるよう、2つのツールを使ったサポートを徹底していきます。

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