「スタッフ経験で得られた電話マナー」

就活時の電話対応で気を付けたことを教えてください

（東京GN2支部 菊田葵）

私が就活時の電話対応で気をつけていたのは、話す内容をあらかじめまとめる、メモの準備をする、そして顔が見えなくてもきちんと笑顔をつくって話すことの３つです。これらは全て基本的なマナーですが、ドットジェイピーのスタッフとして活動していく中で改めて重要性を学び、身につけることができました。

スタッフの業務として、インターン生を受け入れていただくために、NPO法人、国際機関への営業があり、この活動が就活時にとても役立ちました。上記の方々にとって私は学生ではなくNPO法人のスタッフだったため、失礼のないようマナーを身につける必要がありました。また、数をこなしていくうちに、社会人と対話をすることに対して抵抗がなくなり、自然に話せるようになったことも、営業という業務で得られた財産だと感じています。

では、私が電話対応で気をつけていた3点について、なぜ重要だと感じるようになったのかをお話させていただきます。

まず初めに、「話す内容をあらかじめまとめる」という点について、これは得に、こちらから電話をかけさせていただく際に必要な作業になります。営業も就活も電話の相手は社会人であり、お仕事中の貴重な時間を自分に割いてもらうからには、要件を簡潔に伝える必要があります。そのために、今回の電話で何を伝えたいのか、事前にノートやパソコンのメモにまとめることで自分の頭の整理およびそれをみながら話せる状態を作っていました。

続いて、「メモの準備をする」という点について、これは自分から電話をかける場合と、相手からかかってきた場合どちらに対しても重要なことです。電話にてお伝えいただいたことを忘れてしまったり、再度質問したりすることは失礼に当たるので、一度いただいた情報は確実にメモする必要があります。また、あらかじめ質問したいことをノートにまとめ、電話中は返答をそこに書き込んでいく形にすると、聞き漏れをなくしたり、効率化したりすることができるので、私はこれを実行していました。

最後に「顔が見えなくてもきちんと笑顔をつくって話す」という点について、この行動は1番難しく、また大切だと考えています。特に慣れないうちは、顔の見えない相手に対してわざわざ笑顔をつくる余裕などないかもしれません。しかし、そんな時こそ、対面で人と接する時と同じように笑顔で話すことで落ち着いて話すことができると思います。また、電話越しで相手に思いを伝えるのは、対面よりも難しいです。より感情を込めて話すためにも、終始真顔ではなく、笑顔を心がける事をお勧めします。

このように、私はドットジェイピーのスタッフとして社会人の方と接する機会を持てていたため、就活で企業の方とお話する際は、ほとんど緊張することなく、落ち着いて臨むことができました。またこの経験は自分が社会人になってからも絶対に役に立つと思っているので、今後も様々な挑戦をしていきたいです。

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